【Notion】サイドバーに"WORKSPACE"や"FAVORITES"を追加する

Notionの他の人のスクリーンショット をみていると"PRIVATE"や "WORKSPACE"や"FAVORITES"がありませんか・・・?

ただ、僕の手元のにはPRIVATE以外そんなのない...

そこで気になって調べてみました!

サイドバーは役割によって分けることができる

さて、まず最初にお伝えしておきたいのが、notionではデフォルトでちょっとした役割ごとにページの集まりを分類分けすることができます。

また、notionにおけるワークスペースとは、Notionのプロジェクト全体のことを指します。

このワークスペースを新しく作り、他の人を招待して、チームメンバーで見るようにしたり、一部は自分だけが見れるページとして扱えるようにして、一部は共有したり...とかできるわけです。

その、チームメンバーと共有するページかどうか?を決めるのが、"PRIVATE"と"WORKSPACE"です。

ワークスペースとWORKSPACEで意味するものが異なるのでわかりづらいんですが...

notionのプロジェクト全体を示すワークスペース、チームの共有コンテンツを配置するワークスペースの二つがあることを理解していてください。

他にも、自分のお気に入りのページをまとめておく"FAVORITES"がありますね。

それでは追加する方法とどんな特徴があるのか、それぞれ少しだけみていきます。

PRIVATE

まずはプライベートです。

PRIVATEワークスペースは、あなたのみが閲覧、編集できるコンテンツを扱うためのワークスペースです。

つまり、恥ずかしい内容や他人に知られたくないものはとりあえずここに書いておくべきですね。

パーソナルメモや、彼女との記念日....とか?w

ただし、後からPRIVATEに書いたものを共有〜といった使い方もできるので、ここに書いたから確実に墓まで持っていけるとは限りません。

作成後、共有する操作を行わないことが大切です(基本的に自分以外はその操作を行えないので、自分が何もしなければ大丈夫です)。

PRIVATEの追加方法

さて、PRIVATEはどうやったら追加できるんでしょうか・・・?

と...

色々と試してみたところ、どうやらPRIVATEとWORKSPACEは一身一体で、後述するWORKSPACEを作成すると、PRIVATEがも作成されるようです。

元々はそういった分類はされておらず、そこからあるページをWORKSPACEに分類したタイミングでWORKSPACEとPRIVATEが作成され、WORKSPACEが空の場合は元々の分類がされていない状態(全部のページがPRIVATEなら分類する必要がないからかな?)になり、WORKSPACEがある場合はWORKSPACEに分類されているもの以外は全てPRIVATEに分類されるようです。

WORKSPACEに分類したページが有り、PRIVATEにページが無い状態

個人で使う場合はWORKSPACE(チームの人との共有)の必要性はあまりありません。

そのため、後述するFAVORITESを追加することでPRIVATEが追加されるので、個人の場合はそちらで対応したほうがいいですね。

(まぁ、共有する以外での自分用分類としてWORKSPACEを使うてはあったりしますが...)

PRIVATEなものになるので、個人的なメモ系はここに残していきましょう!

Workspace

Workspaceは、同じチームで共有したい(議事録や資料などなど...)場合に使います。

先ほど言いましたが、Notionのプロジェクトを示すWorkspaceとは異なり、そのワークスペースにいる人たちのためのコワーキングスペース(共有でお仕事する場所)といった意味合いが強いです。

例えるなら、ネットカフェで完全個室の部屋は"PRIVATE"、この"WORKSPACE"は相席で漫画読み放題だけ楽しむ系のやつみたいな感じです。

わかりづらいので、プロジェクトワークスペース、チームワークスペースとでも名前付けちゃいますか。

つまり、プロジェクトワークスペースに他の人を招待、あるいは自分が招待されて、尚且つ自分のPRIVATEなページへのアクセスを同じチームの人に許可してあげればチームワークスペースにそのページが追加されるんです。

チームワークスペースにHOGEというページがある

細かいルール(アクセス権限)も追加で指定でき、

  • Full Access : 他の人がshare(アクセス権限の編集)できるし、編集もできるよ〜。
  • CanEdit : 他の人がshare(アクセス権限の編集)できないけど、編集はできるよ〜。
  • CanComment : 読んだりコメントはできるけど、編集はできないよ〜。
  • Can Read : 読めるだけだよ〜。
  • Disabled         : PRIVATEにするよ〜(他の人には何もできなくするよ〜)

という感じだと思います。

権限の範囲指定

後半にshareについて書かれていませんが、おそらく...FullAccess以外はshareできないと思われます。

(ParsonalPlanだと検証はできなかったので...チーム運用している人に聞いてください...)

では、どうやって追加すればいいかみていきましょう。

WORKSPACEを追加する

まずは画面左↓のNewPageボタンからページを作ります。

そして、そのページの右上にあるShareを選択すると、以下の画面が出てきます。

ページの右上にあるShareボタン
アクセス権限指定項目

PublicAccessはWeb上に公開するかどうかです。

企業秘密等の情報を公開してしまうと、検索エンジンに出さないようにしても、URLでアクセスできてしまうので、やめたほうがいいでしょうね。

技術系でいくなら社内ブログとかそういう外向きなPR等の情報を公開する分にはいいと思いますが、基本的にはDisabledがオススメですね。

そしてそのしたのWorkspaceAccessをON(青くなる)にします。

画像はONになっていますね。

するとちょっと前の画像のようにアクセス権限を指定されるので、どんなことを他のチームメンバーに許すかを選択してあげます。

すると画面左のサイドバー部分にWORKSPACEとしてページが追加されているはずです。

PRIVATEの中にあるもので、親ページがPRIVATE

、子ページをWORKSPACEにしても、WORKSPACEには表示されないようです。

つまり、PRIVATEにあるページをWORKSPACE化した場合、自分からみたらどのページが共有されているかわかりづらそうですね...

おそらく見る側(共有される側)からするとWORKSPACEに親も持たない1ページとして表示されたりするんでしょうか...?(ぼっちじゃ検証できませんでしたぁ!

なので、予めこのページは共有するぞ!と新しいページを作ってWORKSPACEとして追加するのがおすすめですね。

最悪、一人でまとめてて、あ、これやっぱり共有したいな?ってなった場合は、PRIVATEの一番上に持ってきて(親ページが無いようにして)からWORKSPACEにアクセス許可してあげればちゃんとPRIVATEからは消えて移すことができます。

FAVORITES

小tれが一番便利な印象です。

好きなページの右上にあるfavoriteをクリックしてチェックマークをつけるだけでサイドバーに作成され、お気に入りのページが箇条書きで表示されます。

Webブラウジングのブックマークと全く一緒の役割です。

よく使うページをお気に入りにしておけばサイドバーから一発でアクセスできるわけですね。

favoriteしていない状態
favoriteに追加した状態
favoriteに追加

これのいいところとしては、PRIVATEとWORKSPACEといった境目に関係なく情報をまとめて置けるところですね。

基本的にPRIVATEの下にはPRIVATEのページのみ(前述したとおり一部例外はありますが...)、WORKSPACEにはWORKSPACEのみのページしかまとめられません。

ただ、FAVORITESにはWORKSPACEのページも、PRIVATEのページもおくことができます。

さらに、本来サイドバーに表示するためには結構上の階層(親ページが少ない)にページを配置してあげる必要があります。

しかし、細かい情報を書いているページは深い階層(親ページが多い)になりがちです。

そんな時にもFAVORITEは便利ですね!

まとめ

さて、今回はサイドバーが勝手に分類されたり、されなかったり、結構気になっていた部分について調べてみました。

調べるまではWORKSPACEとPRIVATEの違いも知りませんでしたが、今回初めて知ることができました!

そして個人で使ってる分にはWORKSPACEいらんな...とも。

まぁ、分けて活用するても全然ありますので、色々試しfてみてくださいね!

それでわ!

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